Ao longo do tempo temos assistido a um crescimento exponencial da informação produzida. À medida que deixam de ter uma utilização diária estes documentos são, muitas vezes, armazenados em espaços desadequados e com poucas condições sem qualquer tipo de organização. Esta documentação acumulada acaba por se constituir como um dos principais problemas da maioria das organizações, dificultando ou mesmo impossibilitando a recuperação eficiente da informação.
O primeiro passo para a resolução deste problema passa por proceder a um recenseamento de toda a documentação cujo nível de profundidade pode variar de acordo com as necessidades e os recursos disponíveis em cada organização.
A equipa de consultores Quidgest pode levar a cabo esta tarefa, sendo no final facultada uma base de dados contendo toda a informação levantada, passível de pesquisa e de exportação de dados.
Este trabalho pode preceder a entrega da documentação da organização a uma entidade externa para custódia ou inclusive a sua transferência para outra organização (produção de guias de remessa pormenorizadas).
A caracterização da documentação é ainda um dos passos essenciais para a elaboração de um Plano de classificação e de uma Tabela de Seleção.

Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística entende-se Plano de Classificação como um “documento que regista o sistema de classes pré-definidas e as respetivas notas de aplicação, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura do arquivo”.
O plano de classificação assume-se então como um instrumento fundamental, uma vez que permite a organização da informação do geral para o particular e de acordo com uma estrutura hierárquica, que irá facilitar a recuperação eficiente da informação.
O Plano de classificação deve ser ajustado à necessidade de cada arquivo, considerando toda a documentação produzida e garantindo flexibilidade para evoluir com a organização.

A sua elaboração compreende as seguintes etapas:

•  Análise do contexto da organização;
•  Caraterização da documentação;
•  Determinação de funções e atividades.

Em paralelo com a recolha de informação para a elaboração de plano de classificação podem ser levantados os dados iniciais para elaborar a Tabela de Seleção.
No que diz respeito aos organismos públicos a elaboração de um plano de classificação está neste momento adstrito ao uso Macroestrutura Funcional (MEF), desenvolvida de acordo com o programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica. A elaboração de um plano alinhado com esta filosofia facilitará no futuro o uso da interoperabilidade semântica.

A acumulação de grandes volumes de documentação torna imprescindíveis os procedimentos de seleção e avaliação dos documentos de uma organização, de forma que possam transferir ou eliminar todos os documentos que não sejam necessários.
Durante o processo de avaliação são determinados os valores primário e secundário dos documentos de um arquivo, com vista à fixação dos prazos de conservação em fase ativa e semi-ativa, e do destino final (conservação permanente em arquivo definitivo ou eliminação).
A Tabela de Seleção regista o resultado deste processo, assumindo-se como um instrumento-chave para a gestão do arquivo de uma organização. É ainda um dos documentos obrigatórios aquando da submissão de uma proposta de portaria de gestão de documentos.

No caso dos organismos públicos a eliminação de documentos deve ser autorizada pela entidade coordenadora da política nacional de arquivos (Decreto-Lei n.º 447/88 e Portaria n.º 372/2007).
Para aprovação de uma portaria de gestão de documentos devem ser submetidos os seguintes documentos:

•  Folhas de recolhas de dados corretamente preenchidas (suporte à decisão);
•  Projeto de Regulamento;
•  Tabela de Seleção;
•  Modelos de auto de eliminação, de auto de entrega e de guia de remessa.

Associado ao aumento exponencial da informação produzida, temos assistido à complexificação dos processos de trabalho e de produção das organizações e à crescente dificuldade por parte das administrações de os gerirem eficientemente.
Neste sentido, a Quidgest dispõe de uma equipa de consultores especializados que apoiam o levantamento e análise exaustiva destes mesmos processos de forma que possam ser simplificados, rentabilizando os recursos e facilitando a obtenção de informação de gestão.
É feito um levantamento exaustivo dos circuitos documentais de forma a desenhar um quadro da situação atual da organização e se poder proceder à sua análise. Em função desta informação é efetuado estudo de todos os pontos passíveis de reformulação, uniformização e simplificação, o resultado será uma proposta de reengenharia de processos adaptada às necessidades de cada organização.
Os novos processos são então desenhados no sistema de gestão documental com recurso à ferramenta de workflows e o controlo da sua eficiência pode ser monitorizado no próprio sistema ou em integração com ferramentas de gestão estratégica como o BSC Quidgest.

A informação recolhida para elaboração do Plano de Classificação, da Tabela de Seleção e da proposta de Reengenharia de Processos pode ser utilizada para elaboração de um manual de procedimentos que será o guia de trabalho e um complemento ao sistema implementado.

Para o sucesso da implementação de qualquer sistema é fundamental a formação de todos os envolvidos. Para esse efeito a Quidgest dispõe de uma equipa formadores especializados e certificados que apoiam os utilizadores de diversas formas:

•  Formação em sala;
•  Formação on-the-job;
•  Formação à distância (plataforma de e-learning).

Existem ainda formações em temas específicos associados à temática da gestão documental ministradas periodicamente pela Quidgest ou agendadas a pedido para formação de um determinado grupo de utilizadores.

De forma a complementar a formação ministrada é fundamental o apoio durante a primeira fase da implementação, esclarecendo todas as dúvidas e facilitando assim o processo de gestão da mudança que muitas vezes pode inviabilizar um projeto quando mal conduzido.
Este apoio pode ser permanente durante as primeiras semanas ou periódico de acordo com as necessidades do universo de utilizadores de cada organização.

A Quidgest dispõe de um conjunto de serviços de consultoria para implementação e desenvolvimento de sistemas de Gestão de Bibliotecas de acordo com os requisitos e necessidades do cliente, nomeadamente:

•  Avaliação, planeamento e implementação de bibliotecas e centros de documentação.
•  Aconselhamento ou desenvolvimento de projetos de monitorização, normalização, avaliação e gestão de coleções e criação de novos serviços para bibliotecas e centros de documentação.
•  Conceção e planeamento de projetos de bibliotecas digitais.
•  Prestação e desenvolvimento de serviços de formação especializada.