//INTEGRAÇÃO COM O CORREIO ELETRÓNICO
A gestão de informação é um processo determinante para o bom desempenho de qualquer empresa e o reflexo direto da sua organização interna
Os e-mails são hoje em dia uma forma muito frequente de comunicação interna e externa numa organização. Na maioria dos casos esta informação
não é integrada nos sistemas de Gestão Documental o que potencia a perda de informação considerada relevante para a atividade das organizações.
Desta forma, a integração com a ferramenta de correio eletrónico permite que a incorporação destes documentos seja efetuada de uma forma rápida
e intuitiva.
Com esta solução o utilizador tem a oportunidade de selecionar os e-mails a registar e efetuar essa operação diretamente no Outlook
utilizando um add-in disponibilizado pela Quidgest. É ainda possível ainda escolher quais as componentes do e-mail a registar no sistema, uma vez
que nem sempre o corpo do e-mail e todos os anexos são relevantes para o sistema de Gestão Documental.
Addin para Microsoft Outlook Quidgest:
FUNCIONALIDADES:
- Registo de e-mails externos e internos;
- Classificação de documentos;
- Indexação temática de documentos;Associação de documentos a dossiers;
- Anexação rápida e-mails e ficheiros incluídos;
- Encaminhamento de documentos ad hoc e workflow (BPNM);
- Expedição rápida de documentos criados no sistema de Gestão Documental.
VANTAGENS:
- Desmaterialização de processos através do registo, armazenamento e circulação de documentos em formato eletrónico;
- Controlo de acessos através de restrição de acessos a funcionalidades e conteúdos;
- Usabilidade através uma interface amigável, intuitiva e concebida de acordo com as normas e boas práticas vigentes;
- Segurança/Integridade através de mecanismos próprios de modo a garantir a segurança dos dados na validação de documentos e despachos.
