 Aumentar
o desempenho nas universidades com a automatização e integração de
processos
Universidade da Madeira (UMa) rentabiliza recursos e melhora a gestão
dos seus quadros na execução de tarefas administrativas |
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Testemunho
"Com o Sistema de Informação
de Gestão de Recursos Humanos da Quidgest, todos os dados
processados são agora mais fiáveis e as operações executadas com
maior rapidez. Da parte da equipa de trabalho e serviços da
Quidgest, há uma grande disponibilidade e um profissionalismo
muito elevado."
(Dra. Helena Rodrigues, Directora de Recursos Humanos da
Universidade da Madeira)
Breve descrição do Cliente
Fundada em 1988, a Universidade
da Madeira (UMa), para além do ensino superior universitário,
composto por 22 licenciaturas, ministra ainda complementos de
formação científica e pedagógica, mestrados, doutoramentos e
cursos livres de língua e cultura portuguesa para estrangeiros.
Além de desenvolver uma política de ensino e investigação
atendendo às especificidades da região autónoma em que se
insere, colabora na formulação das políticas nacional e regional
de educação, ciência e cultura, e pronuncia-se sobre os
projectos legislativos que lhe digam directamente respeito.
Para uma instituição com estas dimensões, competências e
responsabilidades, é fundamental que haja estruturas e serviços
capazes de responder rápida e dinamicamente a todas as
solicitações.
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Problemas de negócio e necessidades que conduziram ao projecto
A Universidade da Madeira, com um grande número de funcionários e de
informação, tinha em funcionamento um conjunto de soluções tecnológica e
funcionalmente desajustadas aos seus actuais padrões de negócio.
Pôr fim à
incoerência dos dados, que não reflectiam a realidade da instituição, e à
constante perda de informação constituíam os seus maiores desafios.
Neste
sentido, a UMa confiou à Quidgest a instalação e manutenção de um software
de gestão capaz de controlar e rentabilizar todos os seus recursos.
Caracterização da solução desenvolvida
Novembro de 2005 marcou o início do projecto com a avaliação inicial da
situação existente na instituição, ao nível orgânico, funcional e da
estratégia de negócio.
Concluiu-se que, para satisfazer as exigências da universidade, era
fundamental integrar a gestão de pessoal com o processamento de vencimentos,
as comparticipações da ADSE, a BDAP, a gestão de concursos, o portal dos
funcionários, os docentes em formação e o INDEZ. O INDEZ é o documento da
Direcção-Geral do Ensino Superior através do qual se procede à recolha de
dados relativos ao pessoal em exercício de funções na universidade, para
efeitos de orçamento.
O objectivo principal do sistema foi efectuar uma gestão integrada dos
quadros de pessoal da UMa. Com esta solução procurou-se, por um lado,
automatizar os processos administrativos e melhorar a relação da instituição
com os seus funcionários, de forma a tornar os processos mais transparentes.
Por outro lado, assegurar uma correcta integração da informação com os
sistemas externos: o SIGEF (programa de acesso à base de dados do sector
financeiro) e a gestão académica.
Durante a implementação, os técnicos da Quidgest efectuaram in loco a
migração dos dados e explicaram o modo de funcionamento de todo o sistema. O
apoio da Quidgest tem continuado sob a forma de acompanhamento ao nível de
evolução contínua dos sistemas, resolução de problemas e formação
complementar, sempre que surgem situações novas.
Resultados
alcançados
A introdução do sistema de informação de Gestão de Recursos Humanos na
Universidade da Madeira permitiu:
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Eliminar a informação paralela;
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Aumentar a produtividade média por funcionário. A automatização dos
processos assegurou, para além da introdução eficiente dos dados no
sistema, que as operações fossem executadas com maior velocidade;
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Controlar com mais rigor e segurança os dados referentes aos seus 400
funcionários;
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Gerir de forma integrada os quadros de pessoal, Sector Financeiro e a
Gestão Académica;
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Introduzir correctamento os dados no INDEZ e na BDAP, cumprindo a
legislação em vigor.
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Poupar cerca de 6 horas semanais nas tarefas que passaram a
ser desempenhadas com o apoio do sistema da Quidgest;
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Aumentar a produtividade global da organização em 20%.
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