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Problemas de negócio e
necessidades que conduziram ao projecto
Até a um passado recente, a SGPCM dispunha de aplicações isoladas para
cada uma das suas vertentes de gestão, que não estavam integradas nem
comunicavam entre si. A não integração das aplicações existentes tinha
consequências a nível da coerência dos dados, muitas vezes introduzidos em
duplicado, e da obtenção de informação útil.
Para
substituir os sistemas em funcionamento por uma solução capaz de dar suporte
às novas necessidades, substituição integrada no âmbito de uma reformulação
de processos e da reorganização rigorosa da informação, nasceu a Plataforma
Comum de Modernização (PCM).
A plataforma
PCM é um projecto transversal cujo objectivo é optimizar e tornar o fluxo de
documentos transparente, através da disponibilização de um acesso único a
todos os utilizadores. Com a instalação de um Portal de Serviços, permite a
prestação de serviços comuns na Secretaria-Geral. A integração de processos
entre as várias soluções implementadas na SGPCM, e entre estas e o Portal de
Serviços, foi adjudicada à Quidgest.
Eliminar a
informação paralela, promover a comunicação entre serviços, fazer uma
introdução eficiente dos dados no sistema, reduzir o tempo de realização de
tarefas, normalizar e automatizar os procedimentos mais comuns e, enfim,
melhorar os níveis de desempenho de todo o serviço eram as principais metas
a atingir.
Caracterização da solução desenvolvida
A SGPCM deu início a um projecto global de modernização dos serviços,
que implicou um estudo exaustivo dos processos e sistemas existentes e que
permitiu identificar as principais acções a tomar no sentido de reduzir
grande parte da pesada carga administrativa redundante.
Após uma fase de necessária
reengenharia dos processos, desenhou-se um sistema de Business Process
Management (BPM) a implementar. Este sistema permite articular, gerir,
monitorizar e analisar a execução de tarefas e processos de uma forma que
até hoje não era possível.
Para centralizar o acesso à informação da SGPCM pelos seus utentes numa só
interface, criou-se um Portal de Serviços. O efeito conjugado de
procedimentos partilhados e uma óptima organização interna permite atingir
os melhores resultados, pelo que se identificaram também acções a tomar no
sentido de tornar mais eficazes as aplicações de Back Office.
Para as várias aplicações existentes, foram analisadas as possibilidades de
integração:
-
Entre
si, o que permite a transmissão automática de dados e a eliminação de
dados redundantes;
-
Entre
estas, o sistema de BPM e o Portal de Serviços, o que permite a criação
do conceito de «self-service» para os clientes da SGPCM, concedendo-lhes
acesso à informação sem necessidade de intervenção humana adicional.
Dessa
análise resultou um conjunto de alterações, no sentido de permitir a
integração das aplicações com o BPM e o Portal de Serviços. No sistema de
Gestão de Recursos Patrimoniais e Financeiros, por exemplo, ligaram-se os
sistemas de gestão de compras e inventário ao portal de compras
electrónicas, ao portal de recepção de facturas electrónicas e ao sistema de
gestão documental. A maioria das integrações foi feita pela Quidgest através
de Web Services.
Para o
conjunto de sistemas de Back Office, para o portal e para o sistema de BPM
foram ainda desenvolvidas funcionalidades necessárias à desmaterialização
das fases de processos que requerem assinaturas, recorrendo à utilização de
certificados digitais emitidos pelo CEGER no âmbito do Sistema de
Certificação Electrónica do Estado (SCEE).
Resultados
alcançados
A integração dinâmica de novas funcionalidades procedimentais e de novos
avanços tecnológicos, sem colocar em causa o funcionamento global do sistema
existente, foi o principal objectivo alcançado com esta Plataforma Comum de
Modernização.
Outro resultado é a inevitável reformulação dos processos de trabalho. Com a
entrada em funcionamento da solução apresentada, a SGPCM tem todos os
processos devidamente documentados e permanentemente acessíveis, o que se
traduz em enormes poupanças processuais.
Por outro lado, a implementação de serviços de integração melhora
consideravelmente a gestão da informação, permitindo o acesso à informação
em tempo real, a eliminação da informação paralela, a realização de análises
agregadas de toda a actividade da SGPCM e a utilização «self-service» do
sistema. Tudo isto garante a qualidade do serviço e optimiza a relação do
serviço com os seus destinatários.
Espera-se, numa primeira fase, que a operacionalização de todo o sistema
represente desde logo significativas melhorias processuais, quer
qualitativas, quer quantitativas. De entre estas, destaque para as reduções
de tempo de processamento, a racionalização de recursos e as reduções de
custos de contexto, na ordem dos 25%, com impacto em todas as entidades
envolvidas.
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