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Problemas de negócio e
necessidades que conduziram ao projecto
Um dos eixos prioritários de actuação do POSC é aumentar, em prazo útil, a
competitividade da economia portuguesa. Isto implica o estímulo directo à
concretização de projectos avançados de Tecnologias da Informação e da
Comunicação, de forma a potenciar a inovação e o desenvolvimento tecnológico
e a garantir a devida articulação entre as estratégias de desenvolvimento
empresarial.
Para dar
resposta à sua envolvente, o POSC sentiu uma forte necessidade de evolução e
inovação, até então comprometidas pela incoerência dos dados, que não
reflectiam a realidade da instituição. Ao mesmo tempo, o programa sentia uma
evidente dificuldade na obtenção de informação em tempo útil, devido ao
elevado esforço exigido na sua validação.
Foi ainda
pela necessidade de reformulação dos processos e optimização do modelo de
negócio da organização que o POSC decidiu procurar a Quidgest, dando início
à substituição dos sistemas de informação em funcionamento por uma solução
capaz de dar suporte às suas novas necessidades.
Caracterização da solução desenvolvida
O POSC apostou na Quidgest para automatizar os seus processos, reduzir o
tempo de realização de tarefas, eliminar a informação paralela e normalizar
e automatizar todos os procedimentos mais comuns. Só assim foi possível
reduzir os erros humanos e as falhas de comunicação e, logo, garantir a
qualidade do serviço prestado.
No ano 2000 e num curto intervalo de tempo, a resposta foi dada pela
Quidgest através de um sistema abrangido por um conjunto de três módulos.
Estes cobrem a totalidade das actividades de Gestão Financeira e
Contabilidade Pública desenvolvidas pelo programa: POCP e Gestão Orçamental,
Gestão de Tesouraria e Home Banking.
Solução de Gestão Financeira e Contabilidade Pública
A solução POCP e Gestão Orçamental permite: classificar as operações de
acordo com a contabilidade orçamental e o POCP de forma automática;
controlar a despesa relativa a um ou mais orçamentos em simultâneo, seguindo
o ciclo da execução orçamental; gerir o orçamento de receita de um
organismo; acompanhar a evolução de diversas contas bancárias ou caixas,
para além de realizar reconciliações bancárias; elaborar balanços,
demonstrações de resultados, mapas de fluxos de caixa e conta de gerência,
bem como um conjunto de mapas e listagens previstas na legislação e outros
considerados importantes para uma gestão eficaz.
A Gestão de Tesouraria reúne toda a informação referente à gestão das
diversas contas bancárias e fundos de maneio que o organismo utiliza, ao
controlo dos pagamentos e recebimentos em tesouraria e em conta, às
transferências entre contas e às guias de reposição e restituição, a um
nível mais detalhado do que aquele que é permitido no módulo de POCP e
Gestão Orçamental.
O módulo de Home Banking possibilita a emissão de um ficheiro com os dados
necessários à concretização de transferências bancárias para entidades
externas (como fornecedores), a enviar para a Direcção-Geral do Tesouro.
Resultados
alcançados
Com o apoio da Quidgest, o POSC conseguiu optimizar a relação com os
seus destinatários e clientes, ao disponibilizar o acesso imediato a uma
visão geral do desempenho do instituto. O POSC garante que, graças à solução
da Quidgest, passou a haver uma maior partilha de informação e uma maior
comunicação entre serviços, conseguidas através de uma base de dados única.
Ao mesmo tempo, verificou-se uma fácil adaptação por parte dos utilizadores,
que rapidamente passaram a dominar o sistema de informação sem duplicação de
esforços.
Como resposta à dificuldade de obtenção de informação em tempo útil e
à necessidade de reestruturação de processos, a solução da Quidgest permitiu
atingir uma maior velocidade na execução de todas as operações, uma drástica
redução de erros por meio dos mecanismos de validação e preenchimento
automático, uma introdução mais eficiente dos dados e, em última análise,
uma reformulação e automatização de todos os processos.
Toda a informação relevante para o funcionamento diário do programa passou a
estar centralizada e acessível em tempo real, constituindo um apoio decisivo
na tomada de decisões correctas e atempadas.
Com a solução Gestão Financeira e Contabilidade Pública da Quidgest, foi
possível reduzir em quase 50% os custos operacionais do POSC. No entanto,
eficiência e simpatia foram os requisitos mais valorizados pelo programa no
desempenho da Quidgest, tendo sido indicados como decisivos para o sucesso
deste projecto.
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Com a solução de Gestão Financeira e Contabilidade Pública (POCP e
Gestão Orçamental, Gestão de Tesouraria e Home Banking), o
POS-Conhecimento reduziu em 50% os seus custos operacionais. |
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