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Problemas de negócio e
necessidades que conduziram ao projecto
Enquanto instituto oftalmológico, o IOGP deparou-se com uma série de
necessidades específicas na sua actividade diária. A reformulação dos
processos e a optimização do modelo de negócio do Instituto, assim como a
necessidade de garantir uma mais rápida e rigorosa organização da
informação, integrada com a estratégia do IOGP, tornaram premente a
substituição dos sistemas de informação em funcionamento por uma solução
capaz de dar suporte às novas necessidades.
Os
principais objectivos a atingir passavam por melhorar a gestão da
informação, através de um maior controlo e monitorização de dados por vários
utilizadores, aumentar a produtividade média por funcionário, melhorar os
níveis de desempenho de todo o serviço e reduzir o tempo de realização de
tarefas e os custos de gestão de recursos humanos. A Quidgest soube dar a
resposta mais adequada.
Caracterização da solução desenvolvida
Reconhecendo as necessidades do IOGP, a Quidgest propôs as seguintes
soluções SINGAP: Cadastro e Inventariação de Bens, Gestão de
Aprovisionamento, Gestão de Stocks e Farmácias, Portal de Compras
Electrónicas e Factura Electrónica.
Com o SINGAP – Cadastro e Inventariação de Bens, o IOGP sistematiza os
inventários dos bens móveis, veículos e imóveis de acordo com a sua
natureza, composição e utilização. Ao mesmo tempo que regista e controla os
custos relacionados com as aquisições, valorizações e depreciações dos bens,
esta solução acompanha, entre outros aspectos, todo o ciclo de vida de um
bem.
O SINGAP – Gestão de Aprovisionamento permite fazer uma gestão eficiente dos
bens e serviços do instituto: aquisição do produto/serviço certo ao
fornecedor certo, no momento certo e ao menor custo possível; normalização
dos processos; e redução~dos custos de não qualidade e de integração da
informação com os outros serviços de gestão patrimonial.
Através do Portal de Compras Electrónicas, o IOGP gere contratos e catálogos
de forma bidireccional e imediata com os fornecedores. Os contratos e
catálogos são geridos desde o lançamento do concurso de compras até aos
pedidos de fornecimento de material – e respectiva recepção – e podem
abranger mais do que um organismo. O sistema permite ainda a gestão dos
pedidos de fornecimento através de um fluxo de aprovações parametrizável.
O SINGAP – Gestão de Stocks do IOGP abrange o circuito de Farmácias. Pela
sua elevada flexibilidade de caracterização, esta solução permite, entre
outras funcionalidades, gerir e classificar sobre a mesma base de dados bens
tão distintos como papel de fotocópia, seringas ou medicamentos. Permite
controlar todo o processo de fornecimento de um bem, assim como consultar as
saídas de materiais do armazém por serviço, direcção, departamento e artigo
ou entre datas.
O SINGAP – Factura Electrónica gere, por um lado, as facturas enviadas pelo
fornecedor através de um gateway de comunicação e, por outro, a recepção,
conferência, aceitação e o encaminhamento das facturas electrónicas para os
serviços de contabilidade.
Resultados
alcançados
O acesso, em tempo real, a informação decisiva para a tomada de decisões
correctas e atempadas; a optimização da relação do serviço com os seus
destinatários/clientes; o alinhamento de todos os colaboradores na
estratégia da organização; a reformulação dos processos de trabalho; e a
integração dinâmica de novas funcionalidades procedimentais e de novos
avanços tecnológicos: foram estes alguns dos resultados alcançados pelo
Instituto Dr. Gama Pinto.
Verificou-se ainda uma maior partilha da informação e maior controlo e
monitorização de dados por vários utilizadores. Estes viram aumentada a sua
produtividade média, graças à simplificação do processamento da informação,
à introdução eficiente de dados e à automatização de processos.
Reorganização dos processos e maior controlo foram as grandes vantagens
obtidas com a solução da Quidgest, que permitiu ao Instituto de Oftalmologia
Dr. Gama Pinto reduzir os seus custos operacionais em quase 20%. Tal só foi
possível graças à disponibilidade, qualidade e eficiência das duas equipas
em todo o processo, factores apontados como decisivos pelo IOGP.
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Graças ao ERP da Quidgest para a Administração Pública, o Instituto
de Oftalmologia Dr. Gama Pinto reduziu os seus custos operacionais
em quase 20%. |
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