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Alinhamento do sistema de informação
com a actividade de uma organização
Instituto Hidrográfico implementa SINGAP para garantir a
gestão diária das operações e a optimização dos processos
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Breve descrição do Cliente
O Instituto Hidrográfico, enquanto órgão
central de administração e direcção da Marinha, precisava de um
sistema evolutivo, de fácil manutenção e seguro, que garantisse
a gestão diária das operações e a melhoria dos processos
relacionados com a sua missão fundamental – assegurar
actividades relacionadas com as ciências e técnicas do mar,
tendo em vista a sua aplicação na área militar, e contribuir
para o desenvolvimento do País nas áreas científica e de defesa
do ambiente marinho.
Principais objectivos alcançados com o
projecto
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Reformulação dos processos de trabalho
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Adequação do novo SINGAP à legislação e aos procedimentos da
administração pública portuguesa e, em particular, à
arquitectura organizacional do IH
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Maior fiabilidade da informação e a sua disponibilização em
tempo útil
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Redução dos recursos humanos afectos às áreas administrativa
e financeira
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Problemas de negócio e necessidades que conduziram ao projecto
A anterior plataforma informática para processamento da
informação de gestão do Instituto Hidrográfico (IH), apesar da
qualidade conceptual, apresentava graves insuficiências:
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Obsolescência do sistema físico e respectivas aplicações
com
dificuldades crescentes de manutenção;
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Informação apresentada
em ambiente e forma pouco amigáveis;
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Acentuada perda de
fiabilidade, decorrente dos processos de conversão para o ano
2000 e euro;
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Inviabilização do acto único na introdução dos
dados, obrigando a um esforço humano acrescido;
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Inviabilização da implementação do POC-P;
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Dificuldade na
obtenção da informação em tempo útil, devido ao esforço exigido
na sua validação.
Caracterização da solução desenvolvida
O Sistema de Apoio à Gestão SINGAP é uma solução integrada que abrange
todas as necessidades funcionais nas áreas de actuação da Direcção
Financeira e da Gestão de Pessoal:
- a nível externo - quer em termos fiscais e de prestação de contas, quer
no que toca à disponibilização de diversa informação
- a nível interno - disponibilização da informação, em tempo real, aos
diversos utilizadores, com especial enfoque na área do controlo de gestão,
proporcionando a possibilidade de elaborar orçamentos, imputar recursos
humanos e equipamentos, visualizar os custos reais e obter desvios. Permite
também o acompanhamento da execução orçamental e dos processos de aquisição
em curso (visão sectorial da informação).
O projecto resulta do processo de adaptação e de adequação ao IH do
sistema integrado SINGAP, desenvolvido pela Quidgest. É uma plataforma
modular, que engloba 4 grandes áreas funcionais: Contabilidade e Gestão
Financeira, Património e Aprovisionamento, Recursos Humanos e Controlo de
Gestão. Foram ainda desenvolvidos, especificamente para o IH, os módulos de
Gestão de Pessoal Militar, de Ajudas de Custo a Militares e de Subsídio de
Embarque e Hidrografia.
Todos os módulos de cada subsistema estão totalmente integrados,
partilhando directamente a mesma informação, embora com perspectivas
distintas (por exemplo, Tesouraria e Contabilidade).
Resultados
alcançados
A implementação do SINGAP no IH demonstra que é possível um sistema
integrado de informação de gestão adequar-se totalmente a uma organização e,
pese embora a sua complexidade, manter a capacidade de evolução, num
processo de melhoria contínua.
Através deste projecto o IH obteve os seguintes benefícios:
1. Maior fiabilidade e coerência da informação
2. Reformulação dos processos de trabalho
3. Maior transparência da informação e controlo sobre o fluxo de
trabalho, com facilidade de identificação e de visualização da informação
associada a cada tarefa.
4. Domínio do sistema de informação, por parte dos utilizadores. Os
utilizadores sabem que o sistema se adapta às suas necessidades e
utilizam-no para simplificar e automatizar processos e aumentar a sua
produtividade.
5. Apoio à decisão desconcentrada em tempo real. O SINGAP não é um
sistema de informação de controlo a posteriori, mas sim um sistema de
informação de suporte à actividade desenvolvida. É através deste tipo de
sistemas, mais complexos e mais exigentes, que, de forma apoiada, se
processa a desconcentração efectiva de decisões e a responsabilização na
decisão, sem que se perca a coerência global de actuação.
6. Integração dinâmica de novas funcionalidades procedimentais e de novos
avanços tecnológicos, sem colocar em causa o funcionamento global do
sistema.
7. Adequação à legislação: a forma como o SINGAP aborda os processos de
aquisição corresponde integralmente à legislação existente. O fluxo de
trabalho é a transcrição exacta da norma legal em vigor.
8. Adequação ao uso: o SINGAP está repleto de pequenos pormenores que
mostram que o sistema foi concebido para garantir a maior produtividade na
sua utilização prática.
9. Maior domínio dos procedimentos, obtido através da formação, da
documentação e do envolvimento dos utilizadores na construção do novo
sistema.
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