Câmara Municipal de Lisboa

     Gestão Integrada de Frota, Oficinas e Sinistros

     Quidgest desenvolve sistema integrado para gerir a frota municipal da Câmara Municipal
     de Lisboa e todas as actividades com ela relacionadas

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Problemas de negócio e necessidades que conduziram ao projecto
Para assegurar um serviço de transportes eficaz à Câmara e aos seus munícipes, o DRMM requer estruturas em perfeitas condições, apoiadas por uma equipa devidamente informada, integrada e organizada dentro das suas responsabilidades e funções.

A não integração de algumas aplicações existentes dificultava:

• o acesso a informação actualizada;

• a tomada de decisões eficazes;

• o correcto planeamento das actividades do departamento;

• a comunicação interna.

Para agilizar a comunicação entre as aplicações existentes e responder a novas exigências, foi necessário implementar uma solução integrada e articulada com outros sistemas de gestão de meios da CML.

No sentido de melhor gerir e controlar a frota municipal, assim como todas as actividades com ela relacionadas, a CML decidiu avançar com um projecto para reforçar a gestão de viaturas, pneumáticos, oficinas, manutenções, reparações, sinistralidade, carteira de seguros, meios e recursos.

Caracterização da solução desenvolvida
O Sistema de Gestão Integrada de Frota, Sinistros e Oficinas (GIF) é uma solução única, desenvolvida pela Quidgest especificamente para o Departamento de Reparação e Manutenção Mecânica da Câmara Municipal de Lisboa.

O GIF foi desenvolvido com base no SINGAP® – Logística, Aprovisionamento e Gestão Patrimonial da Quidgest. Trata-se de um sistema de informação modular, assente numa plataforma informática única, que integra todas as áreas do DRMM relativas à gestão de frota, equipamentos, oficinas e sinistros. Tal como todas as outras soluções desenvolvidas pela Quidgest, o GIF é integrável com softwares externos e respeita, na íntegra, o regime jurídico da Administração Pública.

Com esta solução, a CML gere todos os processos referentes aos veículos que possui, desde a sua entrada ao serviço até ao final da sua vida útil. Toda a informação das diferentes áreas passa a estar integrada, de forma a disponibilizar, a qualquer momento, uma visão do histórico das diversas situações e uma imagem fiável do departamento e da autarquia em termos de gestão da frota.

Principais características dos módulos do Sistema de Gestão Integrada de Frota, Sinistros e Oficinas:

• Gestão de frota – identifica todas as viaturas em posse da CML em termos de equipamento e respectivo estado, afectação, combustíveis usados, lavagens, pneumáticos, inspecções, manutenções, pagamentos efectuados, percursos e quilómetros percorridos, parqueamento, entre outras características;

• Gestão de oficinas – gere as diversas actividades inerentes às oficinas, tempos de mão-de-obra e custos associados. Este módulo trabalha de forma muito próxima das áreas de gestão de frota, gestão de stocks e aprovisionamento;

• Sinistralidade e seguros – gere os acidentes, associando-os a condutores e à descrição das ocorrências, assim como a carteira de seguros.

Qualquer um dos módulos inclui tabelas de informação auxiliares e emite, automaticamente, listagens e documentos necessários à gestão e contabilização de custos da frota municipal. A segurança do sistema e do acesso à informação é assegurada através da criação de diversos perfis de utilização de acordo com as áreas funcionais e/ou orgânicas do DRMM.

Ao longo de todo o projecto tem sido fundamental a participação activa da equipa da CML afecta ao mesmo, na definição do sistema, pelo conhecimento e familiarização que têm sobre os procedimentos e as necessidades da instituição. Desta forma, não só se evita o risco de criar uma solução sem aplicação prática, como se dá aos futuros utilizadores do sistema a possibilidade de obter um conhecimento alargado do programa e das suas potencialidades.

Resultados alcançados
Com a implementação do GIF no Departamento de Reparação e Manutenção Mecânica da Câmara Municipal de Lisboa, avançou-se para uma integração estratégica das várias bases de dados, de forma a estabelecer uma arquitectura de informação totalmente integrada.

Com esta solução, o DRMM da CML conseguiu:

1. Normalizar e automatizar os procedimentos mais comuns e, assim, reduzir os erros humanos e as falhas de comunicação;

2. Interligar a informação entre os diferentes requisitantes de veículos, o DRMM e as garagens;

3. Optimizar a comunicação entre os vários serviços do DRMM, através da utilização de uma base de dados única;

4. Ter acesso à informação em tempo real, de modo a que esta constitua um apoio decisivo na tomada de decisões correctas e atempadas;

5. Registar todas as anomalias detectadas nos veículos, bem como todas as informações com eles relacionadas, de forma a facilitar o planeamento de actividades e a definição de prioridades;

6. Controlar, rigorosamente, o Aluguer Operacional de Viaturas (AOV);

7. Reduzir custos com seguradoras/contratos de assistência, já que, com informação agregada dos custos e sinistros a diferentes níveis, conseguem-se melhores argumentos de negociação;

8. Racionalizar os consumos e os gastos em assistências, através do maior controlo da informação relativa a gastos por veículo/peça;

9. Optimizar a relação da CML com os seus requisitantes de serviços.