Problemas da utilização das
facturas convencionais
1) Para entidades que emitem
facturas em formato papel:
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Desperdício de recursos financeiros, materiais e
humanos na impressão de facturas, envelopamento e envio para os
clientes, normalmente por correio;
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Limitação no método de envio tradicional, como os horários, disponibilidades
e distância;
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Probabilidade de atraso ou extravio das facturas.
2) Para entidades que recebem este
tipo de documentos:
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Tempo dispendido na rectificação das facturas;
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Possibilidade de perda de documentos;
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Morosidade nas tarefas de arquivo e pesquisa de
facturas;
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Execução de tarefas desmotivantes e repetitivas.
Solução Quidgest
Foi para dar resposta a estes desafios que a Quidgest
lançou uma tecnologia de apoio à factura electrónica. Esta solução
reorganiza todo o processo de emissão/recepção e verificação de
facturas, através da Internet.
O sistema reduz as falhas inerentes ao
processamento manual da informação e contribui para a prestação de
um serviço inovador, gerando maior satisfação aos clientes.
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Na versão do receptor
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A solução de facturação da Quidgest
caracteriza-se pela existência de um conversor de ficheiros - o MIDe*
- que assegura a conversão dos dados das facturas emitidas pelos
fornecedores para um formato XML legível pela organização.
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A documentação entra automaticamente no módulo de
aprovisionamento, com a garantia de total integração com o software
de gestão existente.
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A recepção das facturas pode ser efectuada por
meio de um portal extranet de fornecedores, no qual é feita a
inserção manual das mesmas e onde é possível consultar todas as
informações relativas ao estado das encomendas pendentes e das
facturas emitidas.
Na versão do emissor
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A solução faculta o envio das facturas em
qualquer ficheiro XML.
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O MIDe assegura a conversão dos dados para um
ficheiro legível pelo cliente.
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A documentação electrónica pode ser enviada
directamente para os e-mails que os clientes indicarem, em formato
PDF.
* O que é o MIDe?
O MIDe é o Motor de Integração de Documentos electrónicos da Quidgest. É
o programa responsável pela conversão das facturas emitidas para um
formato XML legível pelas entidades que recebem o documento.
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Interligação com outros sistemas: os
dados da factura electrónica podem ser integrados directamente nos
módulos da Quidgest ou em qualquer outro software de gestão.
Automatização das operações: a
desmaterialização das facturas e os mecanismos de notificação
automáticos reduzem tempos de espera e melhoram a qualidade do
serviço prestado.
Redução de custos: a supressão da
produção, circulação e arquivo de facturas em suporte físico elimina as
despesas em papel, impressão, envio, verificação e arquivo das facturas.
Segurança/autenticidade: com a
assinatura electrónica é impossível falsificar um documento, uma vez que
é assinado pela entidade de certificação. Se algum dado for modificado,
o software de validação dará uma mensagem de erro. Devido aos mecanismos
de notificação, ao emissor é garantida a entrega da factura sempre que
esta é recebida pelo cliente.
Simplicidade de utilização:
facilidade de recepção, arquivo e consulta das facturas a qualquer
momento, ultrapassando as limitações dos métodos de envio tradicionais.
Os dados são registados automaticamente sem o desperdício de
tempo e recursos na inserção manual de dados.
Experiência: actualmente a solução
de factura electrónica da Quidgest está a ser implementada em quatro
projectos piloto patrocinados pela UMIC: Secretaria-Geral do Ministério
do Trabalho e da Segurança Social, Instituto de Emprego e Formação
Profissional, Secretaria-Geral do Ministério da Cultura e
Inspecção-Geral das Actividades Culturais.
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