DESTAQUES

Comunidade dos Países de Língua Portuguesa reformula processos de gestão de informação

A Comunidade dos Países de Língua Portuguesa (CPLP), organismo que tem como missão o aprofundamento da amizade mútua, a concertação político-diplomática e a cooperação entre os seus membros, reformula os seus processos de gestão de informação e implementa uma nova ferramenta de gestão documental.
A Quidgest foi a empresa escolhida para a reengenharia de processos e para a implementação desta nova solução. Numa primeira fase, o projeto é composto pela análise dos processos existentes, passando depois pela elaboração de um novo plano de classificação e redefinição dos processos internos da organização. Uma vez que um dos grandes objetivos da entidade está centrado na desmaterialização, o Secretariado Executivo da CPLP optou por complementar a reformulação com um sistema integrado de gestão de informação.
Desta forma, a organização poderá reforçar a troca de informação entre os vários órgãos, automatizar fluxos de trabalho e assegurar a confidencialidade da informação de acordo com diferentes perfis de acesso estabelecidos no sistema. Por outro lado, será também possível ter um maior controlo do circuito dos documentos, promover a uniformização, bem como a agilização dos vários procedimentos e produzir relatórios de atividade com alguns indicadores estatísticos.

“O ano de 2011 foi um marco na história da Comunidade dos Países de Língua Portuguesa devido à mudança das instalações da Sede para o Palácio do Conde de Penafiel, em Lisboa, um espaço que oferece novas valências e convida a novos desafios impulsionando o potencial de crescimento da organização. Neste contexto, foi possível, em 2012, iniciar o processo de implementação de um sistema informático de gestão de arquivo e circulação de documentos que deverá permitir o ajustamento e organização dos fluxos de informação do Secretariado Executivo da CPLP e, consequentemente, ter uma melhor circulação e partilha de informação promovendo, em simultâneo, a desmaterialização de documentos. Sabemos que este processo traz uma mudança de paradigma que impõe um novo desafio: a ambição de organizar o trabalho em sistema de worflow”, explica Cristina de Sousa, Coordenadora da Direção Administrativa e Financeira do Secretariado Executivo da CPLP, órgão responsável por esta implementação na organização.

Beatriz Guimarães, gestora de projeto e especialista em gestão arquivística e documental acredita que “a organização e informatização da informação vai permitir rentabilizar recursos, articular procedimentos e, consequentemente melhorar a qualidade da colaboração existente entre os países lusófonos”.